COMENTÁRIOS SOBRE O eSOCIAL

Por: Valéria Bomfim Gomes*

Demorou, mas o Sped da folha de pagamento está batendo em nossas portas.

A partir de 2014 todas as empresas, inclusive as enquadradas no Simples Nacional, no MEI e o produtor rural, terão que estar prontas para atender o novo sistema de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, denominado eSocial.

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007, e vai provocar uma mudança radical no comportamento das empresas exigindo dos profissionais ligados à administração e ao recursos humanos maior agilidade e dedicação na execução de suas tarefas.

No âmbito dos escritórios de contabilidade, não caberá mais atitudes como acumular todas as admissões do mês para serem processadas após o fechamento da folha de pagamento; fazer o comunicado de férias no mesmo dia do pagamento dessas férias e não com os 30 dias de antecedência exigidos pela norma trabalhista; informar um número qualquer de PIS do empregado porque essa informação não foi repassada pela empresa ... A velha prática de retificação de dados cadastrais do empregado não será mais possível: lembra quando bastava informar um número de PIS válido para resolver o problema da falta de documentos? pois é, isso não vai ser mais possível porque no eSocial essas informações serão criticadas e vai gerar erro no envio.

No novo sistema todas as atividades serão afetadas, desde o cadastramento de trabalhadores (empregados, contribuintes individuais, domésticos ...), passando pelos eventos trabalhistas (admissão, demissão, afastamentos, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, alteração salarial, obrigações de segurança e medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), até o imposto de renda retido na fonte e as informações dos depósitos fundiários.

No âmbito da administração da empresa (empresários, administradores, gerentes e chefes de departamento) também não caberá atitudes como contratar empregados sem a documentação completa; repassar a documentação para admissão do empregado 10 dias depois dele ter iniciado suas atividades; deixar o escritório de contabilidade/departamento pessoal ser o último a ser informado sobre ocorrências rotineiras, tais como: acidentes de trabalho, advertências, suspensões, ausências justificadas (atestados médicos, licença paternidade e maternidade,  ...).

Daqui em diante, o escritório de contabilidade/departamento de pessoal e os administradores da empresa vão ter que aprender a falar a mesma língua para conseguir caminhar numa única direção e evitar a formação de um passivo trabalhista. É certo que mudar uma cultura de anos não é tarefa das mais fáceis e fica parecendo até utopia, mas infelizmente a realidade que bate à nossa porta não deixa margem para protelação: ou aparamos as arestas agora ou teremos que pagar o preço pela nossa inércia.

Para que se tenha uma ideia da amplitude do projeto eSocial, ele irá abranger todas as informações trabalhistas, previdenciárias, fiscais e fundiárias de órgãos como a Receita Federal do Brasil, o Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência Social e a Caixa Econômica Federal, facilitando o trabalho de fiscalização em virtude da possibilidade de análise e cruzamento de dados por parte desses órgãos.

De acordo com o governo, o eSocial vai reduzir a burocracia uma vez que várias obrigações feitas mensalmente e anualmente pelas empresas serão substituídas por um único envio que será acessado diretamente pelos órgãos interessados. Dentre outras obrigações, o eSocial vai substituir o CAGED, RAIS, DIRF, SEFIP, CAT, PPP, MANAD.

Diante do cenário que se apresenta, convém não deixar para arrumar a casa na última hora. Comecem já a sincronizar as partes envolvidas. Nossa sugestão é que os escritórios de contabilidade/departamento de pessoal redijam cartas informativas a todos os seus clientes explicando da importância do envolvimento do setor administrativo da empresa no projeto eSocial; se possível, que convoque essas pessoas para participar de palestras sobre o assunto para que elas percebam a amplitude do projeto eSocial e a importância desse diálogo com o escritório de contabilidade/departamento pessoal.

Veja que o eSocial não propõe mudança na legislação, mas mudança de cultura e cabe ao contador/departamento pessoal dar o pontapé inicial para essa mudança!

(*) Valéria Bomfim Gomes: advogada, economista, pós-graduada em Direito do Trabalho e em Processo do Trabalho, consultora nas áreas trabalhista e previdenciária, sócia da Objetiva Edições Empresariais.